Fazer a gestão da equipe de vendas e do fluxo comercial de uma empresa não é uma tarefa fácil, desde os pequenos até os grandes negócios. É exatamente por isso que o modelo de software de CRM foi criado.
No entanto, esse mercado cresceu em uma proporção que se tornou extremamente vasto, dificultando a escolha por parte das empresas que querem adquirir um sistema para a melhoria da sua gestão de negócios.
Se você fizer uma busca rápida no Google por “CRM para empresas”, por exemplo, encontrará diversas opções, com os mais variados valores e funcionalidades diferentes.
Com isso, surge a dúvida: qual é o melhor sistema de gestão de clientes?
Na verdade, o primeiro questionamento que vem à nossa mente está incompleto. A pergunta correta a ser feita é: qual é o melhor CRM para o meu negócio?
A partir deste complemento final para a indagação, você começa a traçar o melhor caminho para a escolha do sistema.
É por esse caminho que esse artigo seguirá, com o objetivo de te ajudar a encontrar o melhor sistema de gerenciamento de negócios para a sua empresa e que pode transformar o desempenho da sua equipe comercial.
O que avaliar antes de escolher um CRM?
Apesar de o movimento mais natural de qualquer gestor ser a busca pelo sistema mais completo, ou o mais barato, a análise precisa ser feita de dentro para fora.
Em um primeiro momento, você precisará analisar o ambiente interno, a rotina do seu time comercial e como funciona o trabalho da equipe como um todo. Dessa forma, algumas ideias surgirão.
Compreendendo as necessidades do time comercial
Antes de qualquer coisa, você precisará entender a rotina da sua equipe de vendas e quais são os processos que precisam de melhoria. Essa análise é necessária em qualquer negócio antes da implantação do CRM.
Desta forma, você conseguirá entender quais são as funcionalidades que o sistema precisará possuir para atender completamente o seu negócio e agregar o valor necessário para os seus processos.
Via de regra, alguns problemas são bem comuns na maioria dos negócios, como:
- Falta de centralização das informações: depois de um contato com o cliente, o time de vendas fica dependente de anotações próprias para relembrar o que foi falado;
- Esquecer o prospecto na lista de leads: com uma lista maior de prospecções, é comum que os contatos fiquem esquecidos com o tempo e oportunidades sejam perdidas;
- Falta de acompanhamento dos vendedores: a gestão comercial possui dificuldades de entender qual é o real desempenho de cada vendedor, como a taxa de conversão, por exemplo.
Esses são alguns dos problemas que são extremamente comuns nas empresas. Identificá-los é fundamental para que a sua busca por um software de CRM seja mais assertiva dentro do que a sua equipe precisa.
Faça um mapeamento de processos
Muitas vezes, mesmo realizando uma análise das necessidades da equipe, alguns problemas podem passar despercebidos, por estarem intrínsecos na rotina da equipe.
No entanto, o CRM pode auxiliar não somente na parte de conversão, mas também na produtividade da equipe e na otimização de processos.
Por isso, realize um mapeamento dos processos realizados dentro do time, entenda o que está sendo feito e que pode ser melhorado e em quais pontos um software de gestão de clientes pode auxiliar.
Dessa forma, ficará mais fácil encontrar as funcionalidades ideais e, também, encontrar necessidades que não foram detectadas anteriormente.
Analise o(s) funil(is) de vendas
Esta é outra demanda comum para os negócios que estão em fase de seleção do melhor CRM. Diferentes produtos e/ou serviços podem exigir diferentes fluxos de vendas, dessa forma, o sistema precisará atender a requisitos específicos.
Em outras palavras, também podemos chamar o funil de pipeline, que é um termo mais comum quando se trata das etapas que levam uma oportunidade até o fechamento ou a perda.
Geralmente, negócios que possuem estratégias B2B e B2C distintas também possuem pipelines diferentes, já que o tempo até o fechamento pode não ser o mesmo para clientes finais e para negócios.
Dessa forma, o CRM precisará atender à possibilidade de criação de diferentes fluxos sem complicar demais a vida do vendedor, que precisará manusear o sistema de forma rápida e facilitada.
O que não pode faltar em um CRM?
Depois de entender os pontos principais dentro do seu negócio que exigem uma atuação pontual do sistema de gerenciamento de clientes, você precisará conhecer as funcionalidades que qualquer negócio precisa.
Mesmo que a sua empresa possua um modelo de negócio diferente, que torna o fluxo de atendimento aos clientes únicos, alguns aspectos se mantêm e você precisa controlá-los.
Responsividade
O primeiro ponto não poderia ser outro, tendo em vista que um software de CRM de respeito precisa ter a possibilidade de acesso de qualquer dispositivo.
Imagina um cenário onde o seu vendedor está prestes a iniciar uma reunião com uma multinacional na sede da empresa, porém, enquanto aguarda o horário do encontro, resolve dar uma revisada nas informações da prospecção.
Nem sempre o momento permitirá que um notebook ou um computador seja acessado. Dessa maneira, a alternativa imediata será o celular, que precisa ter um acesso fácil ao CRM, desde que os dados sejam armazenados.
E por falar em dados, esta é a próxima funcionalidade que não pode faltar, de forma alguma.
Armazenamento de dados centralizados na nuvem
Cada vez mais, os sistemas estão migrando para o armazenamento de dados na nuvem. Este processo migratório não se dá por acaso, haja vista que os servidores em nuvem são os mais seguros atualmente.
Desta forma, a informação guardada na nuvem se torna acessível de qualquer lugar do planeta, o que torna possível a gestão de equipes sem qualquer tipo de barreira geográfica.
Integrações
Se o acesso à informação é importante, a transação da mesma entre sistemas também tem uma relevância ímpar. Não é de hoje que os dados transitam entre os setores e quanto maior for a fluidez, menos problemas você enfrentará.
O CRM precisará se comunicar com outros sistemas, como o ERP do seu negócio, o sistema de automação de marketing, ou de envio de e-mails, entre outros.
Se as integrações não são possíveis, como o time de marketing entregará as oportunidades ao comercial de forma rápida e prática? Ou então, como o vendedor repassará as informações de fechamento ao financeiro?
Sem dúvidas, a possibilidade de integração é uma peça fundamental para qualquer sistema de gestão de clientes.
Possibilidade de personalização
Este é outro ponto chave que serve para absolutamente qualquer negócio, de qualquer porte. Afinal, o CRM precisa se adequar à sua realidade, de forma que a sua equipe consiga integrá-lo à rotina de forma facilitada.
Desse modo, é fundamental que telas como relatórios, dashboards, pipilines, entre outras visualizações, assim como a gestão de informações dos clientes, sejam personalizáveis.
Assim, você poderá adequar o sistema à realidade da equipe, tornando o cotidiano do time mais fácil, ágil e tornando o CRM ainda mais eficiente com relação à utilização de recursos, principalmente de tempo.
Facilidade de uso
A facilidade de utilização do sistema será o ponto principal que definirá se a sua equipe fará o uso do CRM ou não. Afinal, se o software for muito complexo, as chances de a equipe não aderir são maiores.
Um sistema fácil será melhor aderido pelo time e provavelmente a gestão das informações será ainda mais fácil. Na hora de escolher o CRM ideal, coloque na balança a relação entre funcionalidades e facilidade.
Em muitos casos, sistemas muito robustos e com muitos recursos acabam sendo mais complexos e mais difíceis de serem utilizados.
Suporte
Esse é um diferencial que nem todas as empresas desenvolvedoras de CRM valorizam, porém, que fazem muita diferença para o cliente e precisa ser considerado por qualquer gestor que quer o melhor para a sua equipe.
Isso porque, principalmente na fase de implantação e de aprendizado da ferramenta, que será nova para todos, um suporte presente e atencioso será fundamental para o onboarding.
Com esse suporte, o tempo de implantação e de adaptação da equipe será menor, a utilização completa do CRM será feira mais rapidamente e as melhorias previstas serão postas em prática com maior agilidade.
Por isso, valorize os sistemas que disponibilizam canais rápidos de atendimento, como chat on-line ou o contato com um gestor de contas via WhatsApp.
Conclusão
Fazer a gestão de uma equipe comercial de alto desempenho é fundamental para um negócio que quer vender mais, vender melhor e vender mais vezes para os seus clientes.
Com um sistema que se adequa às necessidades do negócio, que possua as funcionalidades chave para um bom desempenho e que entregue um suporte de qualidade, seu time terá as armas necessárias para explodir nas conversões.
Da mesma forma, os responsáveis pelo acompanhamento e pela gestão de desempenho do time também possuirão as ferramentas necessárias para compreender o andamento das ações com cada vendedor.
Sem dúvidas, a utilização de um CRM é uma necessidade comum, cabe aos gestores realizarem o processo de escolha e implantação da melhor maneira, para que os resultados apareçam logo nas primeiras semanas.