Este é um assunto bastante relevante para aqueles que desejam alcançar os objetivos estipulados em uma reunião.
É nas reuniões que os assuntos são explorados, as ideias são expostas, a criatividade aflora e as soluções para os problemas são encontradas.
Em uma reunião, as pessoas conseguem se expressar e serem ouvidas, propondo soluções por meio do seu ponto de vista. Desta forma, elas estarão contribuindo de forma positiva com a organização.
Diante disso, algumas questões importantes surgem, como: quem deve participar da reunião? Como discorrer sobre o assunto e qual a melhor maneira de trabalhar sobre um determinado problema?
As respostas para essas e outras perguntas sobre como ter uma reunião de alta performance, você encontrará neste artigo. Para isso, continue conosco até o final.
Quem deve participar de uma reunião de alta performance?
Contar com a colaboração dos stakeholders é muito importante. Eles precisam estar presentes no máximo de reuniões possíveis para que estejam por dentro de cada situação e ajudem na busca por soluções e inovação.
Contudo, é preciso analisar quem deve participar de cada reunião e quem pode ficar de fora.
Isso porque, dependendo do assunto, não há necessidade de que todos estejam presentes. As pessoas que não estão envolvidas com o assunto, não poderão contribuir de forma significativa, neste momento.
Quando cada reunião deverá ser realizada?
Isso irá depender da necessidade da empresa e do projeto em questão. Cada etapa e assunto tratado estipulam o seu próprio senso de urgência.
As reuniões podem ser semanais, mensais ou semestrais de acordo com o assunto tratado.
Assuntos de caráter estratégico, por exemplo, são calculados à longo prazo, podendo haver reuniões menos frequentes, como uma vez por semestre.
Já assuntos de caráter operacional, pedem soluções mais urgentes, com reuniões realizadas toda semana.
ROPRE
O Ropre é a sigla que define: resultados, objetivos, premissas, riscos e entregas. Para você entender melhor, vamos detalhar cada uma dessas vertentes aqui.
Vamos começar pelos resultados. O segredo de uma reunião de alta performance é começar sempre pelos resultados.
Comece uma reunião mostrando os resultados positivos e logo em seguida, os aprendizados.
Não existem derrotas!
Porque preferimos chamar de aprendizado e não derrota? A resposta é simples: porque é possível aprender com os erros, basta encontrar maneiras concretas de melhorar.
E o que dizer dos resultados? Eles influenciam diretamente nos objetivos.
O que também é um fator importante para conseguir uma reunião de alta performance, já que é preciso tratar sobre um objetivo específico, mensurável, atingível, relevante e delimitado num tempo.
Ter este objetivo estipulado desta forma é fundamental para que todos saibam onde a empresa deve chegar e qual a melhor maneira de fazer isso acontecer.
Este objetivo precisa ser bem determinado e realista, ou seja, atingível. Além disso, precisa ser fácil de mensurar e ter um tempo determinado para acontecer. Isso fará com que os envolvidos mantenham o foco e a motivação necessária para alcançá-los.
No que se refere às premissas e riscos, vale lembrar que toda premissa gera um risco. Tome cuidado para não esquecer questões importantes entre uma reunião e outra.
Além disso, é importante analisar tudo aquilo que possa vir a se tornar um risco para a empresa, eliminando possíveis contratempos e corrigindo falhas de forma instantânea, para então se antecipar a possíveis situações que possam vir a acontecer.
Já as entregas, devem ser tratadas em todas as reuniões. Não há como fugir deste assunto. Para entregar um bom produto ou serviço, é preciso corrigir as premissas e diminuir os riscos dos processos.
Outra dica importante, é observar as pautas de cada reunião e separar o que é responsabilidade da empresa e o que é responsabilidade do cliente. Esta ação, além de facilitar muito o seu trabalho, poupa a empresa de desgastes desnecessários.
Siga a pauta
Respeitar a pauta de cada reunião é importante, não só para trazer à tona o que é relevante para a busca de resultados, mas ainda para saber qual área exige mais esforço.
Além disso, seguir a pauta auxilia o condutor da reunião a não deixar nenhum assunto passar despercebido, o que levaria os problemas a se acumularem.
Manter sempre o foco no assunto da reunião é fundamental para que as melhores soluções possam ser encontradas.
Para discernir entre o que vai permanecer, o que vai ser alterado ou acrescentado entre uma reunião e outra, sempre utilize o framework daquilo que trará mais resultados.
Afinal, é comum discutir vários tópicos em uma reunião. Esta é uma forma de otimizar o tempo e desfrutar de reuniões com pessoas relevantes. Por outro lado, quanto mais tópicos tratar, maior será a chance de dispersão em relação aos pontos principais.
Depois de determinar os objetivos da reunião, liste cada tópico a ser abordado. Durante a reunião, evite falar sobre questões que não estavam na pauta original.
Se você tiver a oportunidade, deixe um espaço reservado no final dos outros tópicos, mas certifique-se de atender aos objetivos da lista definida acima.
Ao enviar convites para reuniões aos membros, tente enviar um breve resumo de seus objetivos e agenda e os tópicos a serem discutidos.
Isso ajuda a equipe a começar a pensar em possíveis soluções e torna a reunião mais produtiva, ao invés de perder tempo com explicações.
Estipule um tempo para tratar de cada assunto da pauta
Em reuniões de muitos tópicos, muitas vezes um tópico é discutido por muito tempo e não há tempo para discutir outros tópicos.
Portanto, para evitar que isso prejudique os resultados, organize os tópicos por prioridade, sempre mencionando os tópicos mais importantes primeiro.
Para cada questão, tente definir um tempo de discussão, caso não seja resolvido dentro do prazo, avalie se não é mais viável resolver a próxima questão e marque uma nova reunião para discutir apenas esta questão.
Priorize e controle o tempo por tópico, evite que a equipe se distraia e discuta tópicos irrelevantes e também ajude os funcionários a pensar em soluções rapidamente.
Utilize dados e indicadores
Para melhorar a eficiência da reunião, é preciso que cada reunião seja orientada para fatos e dados.
Estes são traduzidos na forma de indicadores, por sua vez, cada indicador deverá ter objetivos claros e específicos.
A dinâmica da reunião deve ter como objetivo, analisar o desvio de cada indicador de sua meta. Portanto, se o indicador estiver dentro da faixa-alvo, deve haver pouco ou nenhum tempo para discussão.
Os indicadores que se desviam da meta (a meta não é atingida) devem ser o alvo da análise de desvio.
A análise de desvio deve ser realizada usando ferramentas apropriadas. Todavia, todo esse trabalho deve ser feito fora da reunião.
Na reunião, apenas a conclusão da análise de desvio precisa ser apresentada. A conclusão da análise de desvio pode usar o método FCA (fato, causa, ação), por exemplo.
Determine uma ação para cada problema apresentado
Normalmente, as reuniões são realizadas para resolver o problema, e resolvê-lo pode exigir um conjunto de ações e tarefas.
Portanto, o principal resultado desta reunião deverá ser um plano de ação que contenha todas as tarefas a serem desempenhadas, seus respectivos responsáveis, prazos pré-determinados e os resultados esperados.
No gerenciamento de projetos, é comum a realização de várias reuniões de acompanhamento.
Nesse caso, os objetivos dessas reuniões são muito claros: garantir que sejam concluídas antes do prazo e evitar qualquer desvio da ação que coloque em risco a continuidade de outras atividades.
Evite distrações
No momento em que sua reunião já estabeleceu uma agenda, que contém os objetivos, os temas e um horário definido para cada tema, é hora de colocar tudo isso em prática.
Todas essas informações devem ser fornecidas com antecedência para que o pessoal relevante esteja preparado e mantenha uma mentalidade consistente para as próximas reuniões.
No entanto, é preciso muita atenção e disciplina para seguir estritamente a agenda estabelecida e não perder tempo com outras coisas que não a proposta.
Mantenha sempre o foco
Faça uma breve introdução antes da reunião e deixe claro que o foco é acompanhar a agenda, para que o tempo possa ser controlado.
Quanto maior a equipe, maior a chance de dispersão. Portanto, os líderes precisam ser inabaláveis para garantir que todos estejam cientes e focados no objetivo principal.
Em uma reunião marcada para se tratar sobre um determinado assunto, é comum que os envolvidos começam a falar sobre outras situações fugindo do objetivo da reunião.
Todavia, o condutor deverá fazer com que os presentes se atentem para aquilo que realmente importa: o assunto que os levaram a se reunir naquele momento.
Conclusão
Ao se atentar a todas as iniciativas listadas acima, além de favorecer uma reunião de alta performance, fará com que o tempo seja melhor aproveitado, tendo com maior clareza os próximos passos que deverão ser seguidos.
Fazer uma reunião de alta performance exigem ações simples, mas muito importantes para que haja foco e comprometimento de todos os envolvidos.
Além disso, uma reunião considerada de alta performance é aquela que, ao final, encontra-se a solução para o problema apresentado e os resultados conseguem ficar claros e bem definidos.